Una encuesta de la consultora Gartner, a alrededor de 2.400 empleados operando en trabajo híbrido, realizada en enero (2021) pasado, entregó evidencia sobre cómo la organización del trabajo ha cambiado drásticamente debido a la pandemia, pero no sin que bastantes empresas lo malentiendan. Algunos de los puntos sobresalientes del trabajo son:

1. Los intentos de los empleadores “de recrear la visibilidad (presencia) invirtiendo en sistemas de seguimiento ha hecho que los empleados tengan casi el doble de probabilidades de fingir que están trabajando”.

• Los modelos de trabajo que buscan reproducir la sinergias casuales, que suelen ocurrir en las oficinas físicas, “agregando más reuniones han llevado a una sobrecarga virtual: los empleados, que ahora pasan más tiempo en reuniones, tienen 1,24 veces más probabilidades de sentirse emocionalmente agotados”.

• Según Jérôme Mackowiak, director de asesoría de Gartner:  “Las organizaciones han reaccionado a esta crisis recreando lo que saben hacer, pero en lugar de simplemente adaptar los principios del entorno in situ al mundo híbrido, las organizaciones deben desaprender los viejos hábitos y repensar fundamentalmente el diseño del trabajo”.

• Entonces, para que la transformación en curso tenga un desenvolvimiento feliz, “los empleadores deben desestigmatizar el trabajo flexible convirtiéndolo en el estándar, no la excepción, y desarrollando principios, no políticas, en torno al trabajo flexible”, afirma el informe. En concreto: “las organizaciones deben dejar de duplicar las prácticas centradas en la oficina y cambiar a un modelo centrado en las personas”.

Dentro de todo, los puntos anteriores son cosa respecto a la que hay un consenso medianamente extendido. El reporte de Gartner, no obstante, no se queda ahí, pone también el dedo en la llaga respecto de un punto central:

• “El diseño oficina-céntrico de la forma de trabajar se basa en (valorar) los momentos fortuitos ‘junto a la máquina de agua o café´ para impulsar la innovación. De hecho, las organizaciones todavía hacen referencia a esto como la razón principal para hacer regresar a los empleados a la oficina”. De hecho, “los líderes de recursos humanos creen que el trabajo sincrónico” (personas que trabajan juntas, y físicamente) es lo crítico “para impulsar la innovación. Pero los datos de Gartner muestran que el trabajo asincrónico es igualmente importante para lograr la innovación en equipo”.

Ante este diagnóstico, ¿es posible dar luz a un sistema de conexiones online menos centrado en reproducir virtualmente la presencia, y que sea un arco de herramientas mediante el cual cada organización empresaria dé vida a su particular “modo de trabajo híbrido”?

Sin duda ese es el objetivo de TEAMS-Microsoft 365; paquete que, al articularse con un sistema de integración telefónico como el que implementa VoxSur/CX adquiere una maleabilidad enriquecida.

Veamos 6 puntos en los que estas herramientas y combinación aportan a la robustez de una organización empresaria.

1. Aire para la productividad

Consideremos los tiempos desperdiciados en largas secuencias de correos electrónicos sin capacidad de resolución o cierre. Algo parecido suele ocurrir con los detalles respecto a la asignación de tareas en los seguimientos posteriores a reuniones donde, en ocasiones, no todos pueden asistir remotamente. Más grave es la dificultad en cuanto a compartir flujos de documentos, en sucesivas versiones.  Un beneficio mayúsculo de Microsoft Teams es aumentar la productividad al mantener a las personas, en posiciones pertinentes, dentro de grupos de colaboración enfocados en aspectos de estas tareas. Si a ello se le agrega un sistema de integración de telefonía que permita “desagregar” los grupos de manera ad hoc y establecer comunicaciones parciales, en tiempo real, no es necesario “puntuar” las semanas laborales con maratones de reuniones “en que estén todos”.

• Puente integrador con asociados o colaboradores externos

Teams va más allá de los límites corporativos, permitiendo una comunicación fácil con colaboradores externos. Al articularse en torno a tareas, parcialmente “deslocalizadas”, el trabajo en la era de la digitalización necesita un correlato comunicativo dinámico con proveedores, colaboradores freelance, agencias, distribuidores y proveedores de servicios o materias primas. Teams habilita que esta cadena “externa”se integre por medio de políticas de acceso condicional. Esto los integra en chats, reuniones, conferencias telefónicas multipresencia, etc. Los administradores pueden ver, añadir o revocar el acceso de un invitado rápida y fácilmente.

• La versión móvil de Teams no es una cenicienta

En áreas donde los operarios, profesionales o directivos se encuentran en desplazamiento permanente debido a sus tareas, Teams posee una arquitectura operativa en la cual los dispositivos móviles ofrecen flexibilidad y capacidad de respuesta, con algoritmos preparados para maximizar las dificultades en la conectividad. Si a eso se le agrega una capa de telefonía digital (como la de VoxSur/CX), el estar en movimiento deja de ser una ruleta.

• Almacén de datos digital protegido

En una empresa solo marginalmente digital o con una transición incompleta, en especial si es de tamaño mediano y opera en diversos lugares de una geografía nacional o regional, es altamente probable las ubicaciones de almacenamiento de datos estén compartimentalizadas en sitio reales, servers o hasta “nubes” distintas. Todo esto puede causar retrasos cuando es necesario acceder a los documentos. Uno de los beneficios de Microsoft Teams es que, como un sistema basado en la nube, valga la contradicción, “sólida”, se puede acceder a la información desde cualquier lugar, en cualquier dispositivo, en cualquier momento. No es menor, si lo ponemos en perspectiva con otra de sus funcionalidades: sus usuarios pueden colaborar y editar documentos sin problemas, en paralelo e interactuando con otros usuarios de la empresa o invitados. De paso, los documentos se guardan automáticamente en Teams.

• Llamadas de voz en Microsoft Teams

Microsoft Teams permite que hasta 250 usuarios puedan realizar llamadas de voz de alta calidad en cualquier momento. Pueden activarse en una laptop en el escritorio y en un dispositivo móvil simultáneamente. Esto alivia la necesidad de, ya que puede usar auriculares o el audio incorporado en su computadora de escritorio, computadora portátil o dispositivos móviles.

• Actualizaciones instantáneas para toda la empresa

Desde el punto de vista de los directores y ejecutivos de una compañía, sin duda otra de sus virtudes refiere a una acción hasta hace poco inviable: hasta 10.000 empleados pueden recibir anuncios importantes de la compañía en videollamadas (aunque solo 300 pueden participar activamente). Los líderes de la empresa también pueden enviar un correo electrónico a todos los participantes de la llamada de una sola vez. Lo anterior asegura una sola reunión en lugar de muchas reuniones diferentes para transmitir la misma información en cascada.

Por todo lo anterior, es importante considerar que estas herramientas, cuando ya están implementadas, y la curva de aprendizaje llega a una meseta entre los miembros de la empresa, abren perspectivas de mejoramiento de procesos antes no percibidas o  materialmente irrealizables.